Prozessmanagement¶

Die Maximierung der Leistung bei gleichzeitiger Minimierung menschlicher Fehler ist eine Anforderung von Unternehmen jeder Größe. Dieser Bedarf wird durch definierte Prozesse und Arbeitsabläufen für wiederkehrende Aufgaben abgedeckt. Es muss sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Informationen am richtigen Ort verfügbar sind und die Ansprechpartner über ihre Aufgaben wie das Hinzufügen von Informationen, das Genehmigen von Anfragen usw. informiert sind.

OTOBO unterstützt diese Anforderung durch das Prozessmanagement. Prozess-Tickets helfen durch die Verwendung der erforderlichen Pflicht- und Optionsfelder (siehe Dynamische Felder), dass Informationen bei der Ticket-Erstellung oder in späteren Prozessschritten nicht vergessen werden. Prozess-Tickets sind für Kundenbenutzer und Agenten einfach zu handhaben, so dass keine intensive Schulung erforderlich ist.

Die Prozesse werden innerhalb des OTOBO-Frontends vollständig und effizient gestaltet, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.

Verwenden Sie diese Ansicht, um Prozesse im System zu verwalten. Die Ansicht zur Prozess-Verwaltung ist verfügbar im Modul Prozessmanagement in der Gruppe Prozesse & Automation.

Prozesse verwalten¶

So erstellen Sie einen neuen Prozess:

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Schaltfläche Neuen Prozess erstellen.
Füllen Sie die Pflichtfelder aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Add activities, activity dialogs, transitions and transition actions.
Setzen Sie den Status auf Aktiv.
Nehmen Sie alle Prozesse in Betrieb.

Neuen Prozess erstellen

So bearbeiten Sie einen Prozess:

Klicken Sie auf einen Prozess in der Liste mit den Prozessen.
Ändern Sie die Felder und den Prozesspfad.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder Speichern und abschließen.
Nehmen Sie alle Prozesse in Betrieb.

So kopieren Sie einen Prozess:

Klicken Sie auf das „Kopieren“-Symbol in der fünften Spalte in der Liste mit den Prozessen.
Klicken Sie auf den neu erstellten Prozess, um ihn zu bearbeiten.

So löschen Sie einen Prozess:

Klicken Sie auf einen Prozess in der Liste mit den Prozessen.
Setzen Sie den Status auf Inaktiv.
Klicken Sie auf die Speichern-Schaltfläche. In der linken Seitenleiste erscheint eine neue Schaltfläche Inaktiven Prozess löschen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Inaktiven Prozess löschen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen im Dialog ACL löschen.
Nehmen Sie alle Prozesse in Betrieb.

Warnung

Prozesse werden im Perl-Format in eine Datei geschrieben. Ohne Inbetriebnahme befinden sich alle Prozesse weiterhin in dieser Cache-Datei, auch wenn sie gelöscht werden oder die Option Status auf Inaktiv oder FadeAway gesetzt ist. Vergessen Sie nicht, alle Prozesse nach Änderungen einzusetzen!

Geben Sie den Agenten etwas Zeit, um die laufenden Prozess-Tickets zu beenden, bevor der Prozess gelöscht wird. Es ist möglich, einen Prozess für die Löschung zu kennzeichnen, d. h. den Prozess so einstellen, dass er nicht mehr ausgewählt wird. Prozesszustände können sein:

Aktiv: Der Prozess kann in neuen Prozess-Tickets genutzt werden.
Ausblendend: Der Prozess kann nicht länger für neue Tickets ausgewählt werden, aber bereits existierende Tickets können diesen Prozess nutzen.
Inaktiv: Der Prozess ist inaktiv und nicht länger für neue oder bestehende Tickets genutzt werden.

So nehmen Sie alle Prozesse in Betrieb:

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Schaltfläche Alle Prozesse in Betrieb nehmen.

Bemerkung

Neue oder geänderte Prozesse müssen in Betrieb genommen werden, damit sie einen Einfluss auf das Verhalten des Systems haben. Wenn die Option Gültigkeit auf gültig gesetzt wird, dann wird damit nur angezeigt, welche Prozesse in Betrieb genommen werden.

So exportieren Sie einen Prozess:

Klicken Sie auf das „Exportieren“-Symbol in der vierten Spalte in der Liste mit den Prozessen.
Wählen Sie einen Speicherort auf ihrem Computer, um die Datei Export_ProcessEntityID_xxx.yml zu speichern.

Warnung

Die exportierte Datei enthält nur den Prozess selbst und nicht Queues, Benutzer, Dynamische Felder, etc, die ggf. für den Prozess benötigt werden.

So importieren Sie einen Prozess:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen… im Widget Konfigurationsimport in der linken Seitenleiste.
Wählen Sie eine zuvor exportierte .yml Datei.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Prozesskonfiguration importieren.
Nehmen Sie alle Prozesse in Betrieb.

Bemerkung

Before import of a process, it is still necessary to create all Queues, Benutzer and Dynamische Felder, as well as to set Systemkonfiguration, that are needed by each process before the import. If the process requires the use of Access Control Lists (ACL) those are also needed to be set manually.

Bemerkung

Wenn dem System mehrere Prozesse hinzugefügt wurden, verwenden Sie das Filterfeld, um einen bestimmten Eintrag zu finden, indem Sie einfach den zu filternden Namen eingeben.

Prozesselemente¶

Die Elementnamen des Prozessmodellierers wurden an die ISO-Namenskonvention Business Process Model and Notation (BPMN) angepasst. Die folgenden Aufgabenaktivitäten können als Grundelemente des Prozesses verwendet werden.

„Script-Task“-Aktivität

Die Script-Task-Aktivität wird vom Prozessmanagement-Modul ausgeführt und kann Werte für dynamische Felder festlegen oder Tickets automatisch verwalten.

Script-Task-Aktivität

Die folgenden Einstellungen sind verfügbar, wenn Sie diese Ressource hinzufügen oder bearbeiten. Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

Aktivitätsname *

Der Name dieser Ressource in der gegebenen Sprache. In dieses Feld können beliebige Zeichen eingegeben werden, einschließlich Großbuchstaben und Leerzeichen.

Aktivitätstyp *

Es können die folgenden Task-Aktivitätstypen verwendet werden:

Script-Task-Aktiviät (derzeit ausgewählt)
„Service-Task“-Aktivität
„Benutzer-Task“-Aktivität

Aktivitätsbeschreibung

Hier können Sie der Ressource zusätzliche Informationen hinzufügen. Es wird empfohlen, dieses Feld als Beschreibung der Ressource zur besseren Übersichtlichkeit immer mit einem vollständigen Satz zu füllen, da der Kommentar auch in der Übersichtstabelle angezeigt wird.

Aktivitäts-Fehlercode

Definieren Sie einen benutzerdefinierten Fehlercode für Skript- oder Service-Task-Aktivitäten. Der benutzerdefinierte Fehlercode muss eine positive Ganzzahl (Integer-Wert) sein.

Kann einen Prozess starten in

Legt fest, wo die Prozesse von den Agenten oder Kundenbenutzern gestartet werden können. In den folgenden Schnittstellen kann ein Prozess gestartet werden:

Agenten-Interface
Agent- und externes Interface
Externes Interface

Script *

In diesem Dropdown-Menü kann ausgewählt werden, welches Skript sofort ausgelöst werden soll, wenn die Aktivität eingestellt ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konfigurieren, um Parameter (Schlüssel-Werte-Paare) für das Skript hinzuzufügen.

„Service-Task“-Aktivität

Die Service-Task-Aktivität verwendet einen Webservice, um die Aufgabe zu erledigen.

Service-Task-Aktivität (derzeit ausgewählt)

Die folgenden Einstellungen sind verfügbar, wenn Sie diese Ressource hinzufügen oder bearbeiten. Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

Aktivitätsname *

Der Name dieser Ressource in der gegebenen Sprache. In dieses Feld können beliebige Zeichen eingegeben werden, einschließlich Großbuchstaben und Leerzeichen.

Aktivitätstyp *

Es können die folgenden Task-Aktivitätstypen verwendet werden:

„Script-Task“-Aktivität
Service-Task-Aktivität (derzeit ausgewählt)
„Benutzer-Task“-Aktivität

Aktivitätsbeschreibung

Hier können Sie der Ressource zusätzliche Informationen hinzufügen. Es wird empfohlen, dieses Feld als Beschreibung der Ressource zur besseren Übersichtlichkeit immer mit einem vollständigen Satz zu füllen, da der Kommentar auch in der Übersichtstabelle angezeigt wird.

Aktivitäts-Fehlercode

Definieren Sie einen benutzerdefinierten Fehlercode für Skript- oder Service-Task-Aktivitäten. Der benutzerdefinierte Fehlercode muss eine positive Ganzzahl (Integer-Wert) sein.

Kann einen Prozess starten in

Legt fest, wo die Prozesse von den Agenten oder Kundenbenutzern gestartet werden können. In den folgenden Schnittstellen kann ein Prozess gestartet werden:

Agenten-Interface
Agent- und externes Interface
Externes Interface

Webservice *

Wählen Sie einen der Web-Services aus der Dropdown-Liste.

Invoker *

Wählen Sie einen Invoker für den Webservice aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konfigurieren, um Parameter für den Invoker hinzuzufügen.

„Benutzer-Task“-Aktivität

Die Benutzer-Task-Aktivität kann verwendet werden, wenn die Aufgabe von einem Agenten oder einem Kundenbenutzer ausgeführt wird.

Benutzer-Task-Aktivität

Die folgenden Einstellungen sind verfügbar, wenn Sie diese Ressource hinzufügen oder bearbeiten. Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

Aktivitätsname *

Der Name dieser Ressource in der gegebenen Sprache. In dieses Feld können beliebige Zeichen eingegeben werden, einschließlich Großbuchstaben und Leerzeichen.

Aktivitätstyp *

Es können die folgenden Task-Aktivitätstypen verwendet werden:

„Script-Task“-Aktivität
„Service-Task“-Aktivität
Benutzer-Task-Aktivität (derzeit ausgewählt)

Activity Dialogs

You can assign activity dialogs to this activity by dragging the elements with the mouse from the left list to the right list. Ordering the elements within the list is also possible by drag and drop.

Click on the Create New Activity Dialog button to create new dialogs.

Beispiel Prozess¶

Processes are more complex than other resources in OTOBO. To create a process, you need to do several steps. The following chapters show you, how to define a process from the specification and create the needed resources. Let’s see an example to make it more demonstrative. We will define a book order process.

Prozess-Spezifikation¶

Der Buchbestellungsprozess hat 4 Status.

Bestimmen der Anforderungen

Bevor eine Bestellung abgesetzt wird, wird die Anforderung von Literatur durch einen Mitarbeiter gespeichert. Das folgende Buch wird in unserem Beispiel benötigt:

Title: Prozessmanagement für Dummies
Autor: Thilo Knuppertz
ISBN: 35210.03713

Genehmigung durch Abteilungsleiter

Der Abteilungsleiter des Mitarbeiters muss über die Bestellung entscheiden. Im Falle einer Verweigerung sollte ein Grund vom Abteilungsleiter angegeben werden. Im Falle einer Genehmigung wird die Bestellung zur Einkauf-Abteilung weitergeleitet.

Verarbeitung durch Einkaufsabteilung

Die Einkauf-Abteilung muss nun herausfinden, wo das Buch zu den besten Konditionen bestellt werden kann. Wenn es ausverkauft ist kann das in der Bestellung vermerkt werden. Im Falle einer erfolgreichen Bestellung wird die Einkauf-Abteilung den Lieferanten, den Preis und das Lieferdatum aufnehmen.

Verarbeitung durch Poststelle

Die Lieferung kommt an der Firma an. Die Warenannahme überprüft die Lieferung und notiert das Empfangsdatum. Nun wird der Mitarbeiter informiert, dass seine Bestellung angekommen ist und bereit ist, abgeholt zu werden.

Die benötigten Prozesselemente¶

Wenn wir davon ausgehen, dass sich ein Ticket in diesem Ablauf wie ein Begleitdokument verhält, das Veränderungen als Notizen empfängt, dann haben wir schon ein klares Bild der Prozess-Tickets.

Nach der Analyse des Beispielprozesses, konnten wir folgende nötigen Elemente identifizieren:

Possibility to record data, let’s call this activity dialog.
Check which can react to changed data automatically, let’s call this transition.
Change which can be applied to a process ticket after successful transitions of a process ticket, let’s call this transition action.
A possibility to offer more than just one activity dialog to be available. In our example this is needed when the manager must have the choice between Approve and Deny. Let’s call this activity.

Now, with activities, activity dialogs, transitions and transition actions we have the necessary tools to model the individual steps of our example. What is still missing is an area where for each workflow the order of the steps can be specified. Let’s call this process.

Die benötigten Ressourcen erstellen¶

Vor der Erstellung des Prozesses und seiner Schritte ist es notwendig, das System vorzubereiten. Wir müssen sowohl einige Queues, Benutzer und Dynamische Felder definieren, als auch ein paar Systemkonfiguration festlegen.

Erstellen Sie die folgenden Queues:

Abteilung
Mitarbeiter
Einkauf
Post

Erstellen Sie die folgenden Benutzer:

Abteilungsleiter
Mitarbeiter

Erstellen Sie die folgenden Dynamische Felder:

Objekt	Typ	Name	Beschriftung	Mögliche Werte
Ticket	Text	`Titel`	Titel
Ticket	Text	`Autor`	Autor
Ticket	Text	`ISBN`	ISBN
Ticket	Einfachauswahl	`Status`	Status	Genehmigung Genehmigung abgelehnt genehmigt Bestellung abgelehnt Bestellung aufgegeben Lieferung empfangen
Ticket	Text	`Lieferant`	Lieferant
Ticket	Text	`Preis`	Preis
Ticket	Datum	`Liefertermin`	Liefertermin
Ticket	Datum	`Eingangsdatum`	Eingangsdatum

Setzen Sie die folgenden Systemkonfiguration-Einstellungen:

Ticket::Responsible
- Aktiviert
Ticket::Frontend::AgentTicketZoom###ProcessWidgetDynamicFieldGroups
- Buch → Titel, Autor, ISBN
- Allgemein → Status
- Bestellung → Preis, Lieferant, Lieferdatum
- Lieferung → Eingangsdatum
Ticket::Frontend::AgentTicketZoom###ProcessWidgetDynamicField
- Autor → 1 - Aktiviert
- Eingangsdatum → 1 - Aktiviert
- Lieferdatum → 1 - Aktiviert
- ISBN → 1 - Aktiviert
- Preis → 1 - Aktiviert
- Status → 1 - Aktiviert
- Lieferant → 1 - Aktiviert
- Titel → 1 - Aktiviert

Bemerkung

Vergessen Sie nicht, die geänderten Systemkonfigurations-Einstellungen in Betrieb zu nehmen.

Gehen Sie nun zurück zur Prozessmanagement-Ansicht und klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Prozess erstellen. Füllen Sie die benötigten Felder aus.

Buchbestellung - Neuen Prozess erstellen

Der neue Prozess wurde erstellt. Nun können Sie Prozesselemente hinzufügen.

Create Activity Dialogs¶

Click on the Activity Dialogs item in the Available Process Elements widget in the left sidebar. This action will expand the Activity Dialogs options and will collapse all others doing an accordion like effect. Click on the Create New Activity Dialog button.

Book Ordering - Activity Dialogs

Füllen Sie im Popup die Felder Aktivitätsname und Kurzbeschreibung aus. Für dieses Beispiel lassen wir alle anderen Felder als Standard.

Book Ordering - Add Activity Dialog

To assign fields to the activity dialog simple drag the required field from the Available Fields pool and drop into the Assigned Fields pool. The order in the Assigned Fields pool is the order as the fields will have in the screen. To modify the order simply drag and drop the field within the pool to rearrange it in the correct place.

In diesem Beispiel nutzen wir:

Artikel-Feld für Kommentare.
DynamicField_Title, DynamicField_Author, DynamicField_ISBN-Felder für die Daten, die für die Bestellung gesammelt werden sollen.
DynamicField_Status mit der Möglichkeit, Genehmigt zu wählen.

Ziehen Sie diese Felder aus dem Bereich Verfügbare Felder in den Bereich Zugewiesene Felder.

Bemerkung

In dieser Ansicht haben alle Dynamischen Felder das Präfix DynamicField_ wie bspw. in DynamicField_Title. Verwechseln Sie das nicht mit dem Feld Titel im Ticket-Titel.

Book Ordering - Add Activity Dialog Fields

Sobald die Felder in den Bereich Zugewiesene Felder platziert wurden, erscheint ein weiteres Popup-Fenster mit einigen Details zum Feld. Wir belassen die Standardoptionen und nur für die Felder Artikel sollten wir sicherstellen, dass das Feld „Kommunikationskanal“ auf OTOBO gesetzt ist und dass das Feld Ist sichtbar für Kunde nicht markiert ist.

Book Ordering - Edit Activity Dialog Fields

After all fields are filled in, click on the Save and finish button to save the changes and go back to the process management screen.

Create the following activity dialogs with fields:

Aufnahme der Nachfrage (bereits vorher erstellt)
- Artikel-Feld für Kommentare.
- DynamicField_Title, DynamicField_Author, DynamicField_ISBN-Felder für die Daten, die für die Bestellung gesammelt werden sollen.
- DynamicField_Status mit der Möglichkeit, Genehmigt zu wählen.
Genehmigung verweigert
- Artikel-Feld für Kommentare.
- DynamicField_Status mit der Möglichkeit, Genehmigung verweigert zu wählen.
Genehmigt
- DynamicField_Status mit der Möglichkeit, Genehmigt zu wählen.
Bestellung abgelehnt
- Artikel-Feld für Kommentare.
- DynamicField_Status mit der Möglichkeit, Bestellung abgelehnt zu wählen.
Bestellung aufgegeben
- Die Felder DynamicField_Supplier, DynamicField_Price, DynamicField_DeliveryDate für den Einkauf.
- DynamicField_Status mit der Möglichkeit, Bestellung angenommen zu wählen.
Lieferung erhalten
- DynamicField_DateOfReceipt für die Poststelle.
- DynamicField_Status mit der Möglichkeit, Lieferung erhalten zu wählen.

Create Transitions¶

Click on the Transitions item in the Available Process Elements widget in the left sidebar. This action will expand the Transitions options and will collapse all others doing an accordion like effect. Click on the Create New Transition button.

Book Ordering - Transitions

In the opened popup screen fill in the Transition Name. For this example in the Condition Expressions we will use just one condition expression and just one field. For both we can leave the Type of Linking as and and we will use the filed match type value as String.

Book Ordering - Add Transition

After all fields are filled in, click on the Save and finish button to save the changes and go back to the process management screen.

Create the following transitions:

Genehmigung (bereits vorher erstellt)

Überprüfen Sie, ob der DynamicField_Status auf Genehmigung gesetzt ist.
Genehmigung verweigert

Überprüfen Sie, ob der DynamicField_Status auf Genehmigung abgelehnt gesetzt ist.
Genehmigt

Überprüfen Sie, ob der DynamicField_Status auf Genehmigt gesetzt ist.
Bestellung abgelehnt

Überprüfen Sie, ob der DynamicField_Status auf Bestellung abgelehnt gesetzt ist.
Bestellung aufgegeben

Überprüfen Sie, ob der DynamicField_Status auf Bestellung aufgegeben gesetzt ist.
Lieferung erhalten

Überprüfen Sie, ob der DynamicField_Status auf Lieferung erhalten gesetzt ist.

Create Transition Actions¶

Click on the Transition Actions item in the Available Process Elements widget in the left sidebar. This action will expand the Transition Actions options and will collapse all others doing an accordion like effect. Click on the Create New Transition Action button.

Book Ordering - Transition Actions

In the opened popup screen fill in the Transition Action Name and the Transition Action module then click on the Save button. A new Configure button will appear next to the module field.

Book Ordering - Add Transition Action

Klicken Sie auf die Schaltfläche Konfigurieren und fügen Sie die benötigten Konfigurationsparameter und Schlüssel / Werte hinzu.

Book Ordering - Transition Action Parameters

After all fields are filled in, click on the Save and finish button to save the changes and go back to the process management screen.

Siehe auch

Jedes Modul hat seine eigenen und unterschiedliche Parameter. Bitte lesen Sie die Dokumentation der jeweiligen Module, um Informationen über alle erforderlichen und optionalen Parameter zu erhalten.

All transition action modules are located in the legacy named Kernel/System/ProcessManagement/TransitionAction.

Create the following transition actions:

Prozessticket in Queue „Verwaltung“ verschieben (bereits vorher erstellt)

To be executed when the transition Approval applied.
Ticket-Verantwortlichen zu „Abteilungsleiter“ ändern

To be executed when the transition Approval applied.
Prozess-Ticket in Queue „Mitarbeiter“ verschieben
Wird ausgeführt, wenn:
- The transition Approval denied applied.
- The transition Order denied applied.
- The transition Shipment received applied.
Ticket-Verantwortlichen auf „Mitarbeiter“ ändern
Wird ausgeführt, wenn:
- The transition Approval denied applied.
- The transition Order denied applied.
- The transition Shipment received applied.
Prozess-Ticket in die Queue „Einkauf“ verschieben

To be executed when the transition Approved applied.
Ticket in die Queue „Poststelle“ verschieben

To be executed when the transition Order placed applied.
Ticket erfolgreich schließen

To be executed when the transition Shipment received applied.
Ticket erfolglos schließen
Wird ausgeführt, wenn:
- The transition Approval denied applied.
- The transition Order denied applied.

There are places where the same transition actions should be executed. Therefore it is reasonable to make it possible to link transition actions freely with transitions to be able to reuse them.

Aktivitäten erstellen¶

Klicken Sie in der linken Seitenleiste im Widget Verfügbare Prozesselemente auf Aktivitäten. Klicken Sie im aufgeklappten Bereich auf de Schaltfläche Neue Aktivität erstellen.

Buchbestellung - Aktivitäten

Geben Sie im sich öffnenden Popup in das Feld Aktivitätsname einen Namen ein und wählen Sie den Aktivitätstyp User task activity aus.

Buchbestellung - Aktivität hinzufügen

To assign dialogs to the activity simple drag the required dialogs from the Available Activity Dialogs pool and drop into the Assigned Activity Dialogs pool. The order in the Assigned Activity Dialogs pool is the order as the dialogs will be presented in the Ticket Zoom screen. To modify the order simply drag and drop the dialog within the pool to rearrange it in the correct place.

Bemerkung

This order is specially important in the first activity, since the first activity dialog for this activity is the only one that is presented when the process starts.

In this example we need to assign only the Recording the demand activity dialog. Drag this dialog from the Available Activity Dialogs pool and drop into the Assigned Activity Dialogs pool.

Book Ordering - Assign Activity Dialog

After all fields are filled in, click on the Save and finish button to save the changes and go back to the process management screen.

Erstellen Sie die folgenden Aktivitäten:

Aufnahme der Nachfrage (bereits vorher erstellt)

Assign the activity dialog Recording the demand.
Genehmigung

Assign the activity dialogs Approval denied and Approved.
Bestellung

Assign the activity dialogs Order denied and Order placed.
Eingehend

Assign the activity dialog Shipment received.
Prozess komplett

This is an activity without possible activity dialogs. It will be set after Approval denied, Order denied or Shipment received and represents the end of the process.

Now we can clearly see that activities are precisely defined states of a process ticket. After a successful transition a process ticket moves from one activity to another.

Prozesspfad erstellen¶

Let us conclude our example with the last missing piece in the puzzle, the process as a flow describer. In our case this is the whole ordering workflow. Other processes could be office supply ordering or completely different processes.

The process has a starting point which consists of the start activity and the start activity dialog. For any new book order, the first activity dialog of the first activity is the first screen that is displayed. If this is completed and saved, the process ticket will be created and can follow the configured workflow.

The process also contains the directions for how the process ticket can move through the process. Let’s call this process path. It consists of the start activity, one or more transitions (possibly with transition actions) and other activities.

Assuming that the activities have already assigned their activity dialogs, drag an activity from the accordion in the Available Process Elements widget in the left sidebar and drop it into the canvas area below the process information. Notice that an arrow from the process start (white circle) to the activity is placed automatically. This is the first activity and its first activity dialog is the first screen that will be shown when the process starts.

Book Ordering - First Activity On Canvas

Buchbestellung - Erste Aktivität auf der Zeichenfläche

Ziehen Sie als Nächstes auch eine andere Aktivität auf die Zeichenfläche. Jetzt haben wir zwei Aktivitäten auf der Zeichenfläche. Die erste ist mit dem Startpunkt verbunden und die zweite hat keine Verbindungen. Sie können mit der Maus über eine Aktivität fahren, um ihre Aktivitätsdialoge anzuzeigen.

Book Ordering - Second Activity On Canvas

Buchbestellung - Zweite Aktivität auf der Zeichenfläche

Then let’s create the process path (connection) between this two activities. For this we will use the transitions. Click on transition in the accordion, drag a transition and drop it inside the first activity. As soon as the transition is dropped the end point of the transition arrow will be placed next to the process start point. Drag the transition arrow end point and drop it inside the other activity to create the connection between the activities.

Book Ordering - First Transition On Canvas

Now that the process path between the actions is defined, then we need to assign the transition actions to the transition. Double click the transition label in the canvas to open a new popup window.

Book Ordering - Assign First Transition Action

After the transition actions are assigned, click on the Save button to go back to the main process edit screen. Click on Save button below the canvas to save all other changes.

Complete the process path by adding the following activities, transitions and transition actions:

Aufnahme der Nachfrage (bereits vorher erstellt)
Possible transition: Approval

Startpunkt: Aktivität Aufnahme der Nachfrage

Nächste Aktivität Genehmigung

Wenn die Bedingung der Aktivität erfüllt ist, wird das Ticket in die Aktivität: Genehmigung geschoben.

Additionally, the following transition actions are executed:
Prozess-Ticket in die Queue „Verwaltung“ verschieben

Ticket-Verantwortlichen zu „Abteilungsleiter“ ändern
The activity Recording the demand is a defined step of the process ticket, where there is the possibility for the transition Approval. If this applies, the ticket will move to the next activity Approval, and the transition actions Move the process ticket into the „Management“ queue and Change ticket responsible to „Manager“ are executed. In the activity Approval, the activity dialogs Approval denied and Approved are available.
Genehmigung
Possible transition: Approval denied

Startaktivität: Genehmigung

Nächste Aktivität Prozess komplett

Wenn dies zutrifft, wird das Ticket in die Aktivität Process komplett geschoben.

Additionally, the following transition actions are executed:
Prozess-Ticket in Queue „Mitarbeiter“ verschieben

Ticket-Verantwortlichen auf „Mitarbeiter“ ändern

Ticket erfolglos schließen
Possible transition: Approved

Startaktivität: Genehmigung

Nächste Aktivität Bestellung

Wenn dies zutrifft, wird das Ticket in die Aktivität Bestellung geschoben.

Additionally, the following transition actions are executed:
Prozess-Ticket in die Queue „Einkauf“ verschieben
We can see that from the current activity, which defines a step of the process ticket, there are one or more possibilities for transition which have exactly one target activity (and possibly one or more transition actions).
Bestellung
Possible transition: Order denied

Startaktivität: Bestellung

Nächste Aktivität Prozess komplett

Wenn dies zutrifft, wird das Ticket in die Aktivität Process komplett geschoben.

Additionally, the following transition actions are executed:
Prozess-Ticket in Queue „Mitarbeiter“ verschieben

Ticket-Verantwortlichen auf „Mitarbeiter“ ändern

Ticket erfolglos schließen
Possible transition: Order placed

Startaktivität: Bestellung

Nächste Aktivität Eingehend

Wenn dies zutrifft, wird das Ticket in die Aktivität Eingehend geschoben.

Additionally, the following transition actions are executed:
Ticket in die Queue „Poststelle“ verschieben
Eingehend
Possible transition: Shipment received

Startaktivität: Eingehend

Nächste Aktivität Prozess komplett

Wenn dies zutrifft, wird das Ticket in die Aktivität Process komplett geschoben.

Additionally, the following transition actions are executed:
Prozess-Ticket in Queue „Mitarbeiter“ verschieben

Ticket-Verantwortlichen auf „Mitarbeiter“ ändern

Ticket erfolgreich schließen

Der komplette Pfad für den Buchbestellungs-Prozess sieht dann so aus:

Buchbestellung - Prozess komplett

Nachdem Sie den Prozesspfad fertig gestellt haben, klicken Sie auf die Speichern und abschließen-Schaltfläche unterhalb des Zeichenbereiches und gehen Sie zurück zur Ansicht der Prozess-Verwaltung.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Alle Prozesse in Betrieb nehmen. Dadurch werden alle Prozessinformationen aus der Datenbank gesammelt und eine Cache-Datei (in Perl-Sprache) erstellt. Diese Cache-Datei ist eigentlich die Prozesskonfiguration, mit der das System Prozess-Tickets erstellt oder verwendet.

Bemerkung

Jeder Änderung am Prozess erfordert, dass der Prozess neu in Betrieb genommen werden muss, damit sich die Änderungen im System auswirken.