Queues ↔ Automatische Antworten

Die Kommunikation einer Änderung von z.B. Servicezeiten, Service Levels oder anderen Informationen, die für einen Kunden beim Öffnen eines Tickets gut zu wissen wären, kann eine langwierige und fehlerträchtige Aufgabe sein. Der Versuch, sicherzustellen, dass alle Abteilungen über die richtigen Informationen verfügen und diese an ihre Kunden weiterzugeben, stellt eine Herausforderung dar.

OTOBO gibt Ihnen die Möglichkeit, jeder Queue schnell die passenden Automatischen Antworten zuzuordnen, die relevante Service-Informationen enthalten, um sicherzustellen, dass diese Informationen Ihre Kunden erreichen, bevor die Erwartungen nicht erreicht werden.

Verwenden Sie diese Ansicht, um Automatische Antworten zu Queues hinzuzufügen. Die Ansicht zur Verwaltung Automatischer Antworten ist im Modul Queues ↔ Automatische Antworten in der Gruppe Ticket-Einstellungen verfügbar.

Zuordnung von Queues und automatischen Antworten verwalten

Queues ↔ Automatische Antworten - Zuordnungen verwalten

So ordnen Sie eine Automatische Antwort einer Queue zu:

1. Klicken Sie in der Spalte Queues auf eine Queue.
2. Wählen Sie die Automatische Antwort, die Sie der Queue zuordnen möchten.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder Speichern und abschließen.

Automatische Antwort-Zuordnungen verändern für Queue

Bemerkung

Es ist nicht möglich, einer Automatischen Antwort mehrere Queues zuzuordnen, indem Sie auf den Namen der Automatischen Antwort klicken. Ein Klick auf die automatische Antwort öffnet die Ansicht Automatische Antworten.

Bemerkung

Wenn dem System mehrere Automatische Antworten oder Queues hinzugefügt wurden, verwenden Sie das Filterfeld, um einen bestimmte Automatische Antwort oder Queue zu finden, indem Sie einfach den zu filternden Namen eingeben.

Queues ↔ Automatische Antworten - Einstellungen

Die folgenden Einstellungen sind verfügbar, wenn Sie Automatische Antworten zu einer Queue zuordnen.

Automatische Antwort

This automatic response will be sent to users, when they send a message to the queue, and the message is not a follow-up message of a ticket.

Automatische Ablehnung

This automatic response will be sent to users, when they send a message to the queue and reject is set as Follow up Option in the queue settings.

Automatische Rückfrage

This automatic response will be sent to users, when they send a message to the queue and possible is set as Follow up Option in the queue settings.

Automatische Antwort / neues Ticket

This automatic response will be sent to users, when they send a message to the queue and new ticket is set as Follow up Option in the queue settings.

Automatisches Entfernen

Diese Automatische Antwort wird an die Benutzer gesendet, wenn die „Rückmeldung“-Option NICHT gesetzt ist.

Bemerkung

Auto reply, auto reject and auto reply/new ticket mutually cancel each other based on the Queues settings. Only one will take effect per queue.