Postmaster-E-Mail-Konten¶

So wie ein Unternehmen nicht nur eine Abteilung hat, die traditionelle Post erhält, wird auch Ihr Service-Desk mehrere Teams bedienen. Jedes Team kann sein physisches E-Mail-Postfach haben.

OTOBO erleichtert die Einrichtung von E-Mail-Postfächern. OTOBO verwaltet die Abfrage eines oder mehrerer E-Mail-Postfächer aller Internet-Standardtypen.

Verwenden Sie diese Ansicht, um E-Mail-Konten dem System hinzuzufügen. Die Verwaltung der E-Mail-Konten ist im Modul Postmaster-E-Mail-Konten in der Gruppe Kommunikation & Benachrichtigungen verfügbar.

E-Mail-Kontenverwaltung

Warnung

Beim Abholen löscht OTOBO die E-Mails vom POP oder IMAP-Server. Es besteht keine Möglichkeit, die E-Mails dort zu erhalten. Wenn Sie dies wünschen, erstellen Sie am Besten Weiterleitungsregeln auf Ihrem E-Mail-Server. Lesen Sie hierzu bitte in der Dokumentation ihres E-Mail-Servers nach.

Bemerkung

Wenn Sie IMAP wählen, können Sie einen Ordner für die Sammlung angeben. Ein selektiver Versand von Mails ist dann möglich.

Alle Daten für die E-Mail-Konten werden in der OTOBO-Datenbank gespeichert. Der Befehl bin/otobo.Console.pl Maint::PostMaster::MailAccountFetch verwendet die Einstellungen in der Datenbank und holt die E-Mail. Sie können den Befehl manuell ausführen, um zu überprüfen, ob alle Ihre E-Mail-Einstellungen ordnungsgemäß funktionieren.

Bei einer Standardinstallation wird die E-Mail alle 10 Minuten abgerufen, wenn der OTOBO-Daemon läuft.

E-Mail-Konten verwalten¶

So fügen Sie ein E-Mailkonto hinzu:

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Schaltfläche E-Mailkonto hinzufügen:
Füllen Sie die Pflichtfelder aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

E-Mailkonto hinzufügen

So bearbeiten Sie ein E-Mailkonto:

Klicken Sie auf ein E-Mail-Konten in der Liste mit den E-Mail-Konten.
Ändern Sie die Felder.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder Speichern und abschließen.

E-Mail-Konten bearbeiten

So löschen Sie ein E-Mailkonto:

Klicken Sie in der Liste mit den E-Mail-Konten auf das Papierkorb-Symbol.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.

E-Mail-Konten löschen

Bemerkung

Wenn dem System mehrere E-Mail-Konten hinzugefügt werden, können Sie in der Filterbox nach einem bestimmten E-Mail-Konto suchen.

Einstellungen für E-Mail-Konten¶

Die folgenden Einstellungen sind verfügbar, wenn Sie diese Ressource hinzufügen oder bearbeiten. Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

Typ *

Es gibt unterschiedliche Protokolle für das Abholen von E-Mails. Folgende Protokolle werden unterstützt:

IMAP
IMAPS
IMAPTLS
POP3
POP3S
POP3TLS

Benutzername *

Der Benutzername des E-Mailkontos.

Passwort *

Das Passwort des E-Mailkontos.

Host *

Der Hostname des E-Mailkontos. Geben Sie an, wie mit dem aktuellen Artikelbetreff verfahren werden soll. Die folgenden Methoden stehen zur Verfügung:

IMAP-Ordner

Der Ordner im E-Mailkonto, von dem die E-Mail abgeholt werden soll. Andere Ordner werden ignoriert.

Trusted *

Wenn Ja ausgewählt ist, werden alle X-OTOBO Header, die an eine eingehende Nachricht angehängt sind, ausgewertet und ausgeführt. Da der X-OTOBO Header einige Aktionen im Ticketsystem ausführen kann, sollten Sie diese Option nur für bekannte Absender auf Ja setzen.

Siehe auch

Die X-OTOBO Header werden im Abschnitt Postmaster-Filter näher erläutert.

Dispatching *

Die Verteilung der eingehenden Nachrichten kann gesteuert werden, wenn sie nach der Queue oder dem Inhalt des Feldes Zu: sortiert werden müssen.

Verteilung über das An-Feld einer E-Mail: Das System prüft, ob eine Queue mit der Adresse im An:-Feld der eingehenden E-Mail verknüpft ist. Sie können Adressen mit Queues im Bereich E-Mail-Adressen verknüpfen. Wenn die Adresse im An:-Feld mit einer Queue verknüpft ist, wird die neue Nachricht in die verknüpfte Queue sortiert. Wenn keine Verbindung zwischen der Adresse im An:-Feld und einer Queue gefunden wird, geht die Nachricht in die Queue Raw im System, die nach einer Standardinstallation die Standard-Queue des Postmasters ist.

Siehe auch

The postmaster default queue can be changed in system configuration setting PostmasterDefaultQueue.
Verteilung durch ausgewählte Queue: Alle eingehenden Nachrichten werden in die angegebene Queue sortiert. Die Adresse, an die die E-Mail geschickt wurde, wird in diesem Fall nicht berücksichtigt.

Gültigkeit *

Setzt die Gültigkeit dieser Ressource. Jede Ressource kann nur in OTOBO verwendet werden, wenn dieses Feld auf gültig gesetzt ist. Wenn Sie dieses Feld auf ungültig oder ungültig-temporär setzen, wird die Nutzung der Ressource deaktiviert.

Kommentar

Fügen Sie dieser Ressource zusätzliche Informationen hinzu. Es wird empfohlen, dieses Feld als Beschreibung der Ressource zur besseren Übersichtlichkeit immer mit einem vollständigen Satz zu füllen, da der Kommentar auch in der Übersichtstabelle angezeigt wird.

POP3 and IMAP OAuth2 Authentification¶

Authentication via OAuth2 / OpenID Connect is possible by using an additional package in OTOBO.

Please install the package MailAccount-OAuth2 in the OTOBO package management.

Bemerkung

After installing the package sometimes a restart of the OTOBO webserver or container is needed.

Azure Configuration¶

Go to https://portal.azure.com

In the next step switch to ``Azure Active Directory`` and add a new ``Enterprise Application``:¶

Create your own application¶

Assign a name to the app¶

The mailbox user must be assigned to the application. You will need the Application ID lateron in OTOBO (Attention, the application ID of the „Enterprise APP“ may differ from that of the „Application Registration“. In this case, please use the Application/Client ID of the registration.).¶

You will also need the domain’s tenant ID*¶

In the next step you have to add a new app in App registration.¶

Create a Redirect URL of type Web and a secret client key.¶

Redirect URL = https://<OTOBO address>/otobo/index.pl?Action=AdminMailAccount

Please add a new client secret and note the value (not the secret id) as we need it later. It will only appear during the creation and you will not be able to see it afterwards anymore. Apparently Microsoft only allows a time of validity for two years max.

Switch to ``API permissions`` and add ``IMAP.AccessAsUser.All`` and ``POP.AccessAsUser.All``¶

Please click on „Add permission“ and choose Microsoft Graph, then new delegated permissions in the bar on the right. If Microsoft Graph is no show up as like in the screenshot.

The Azure configuration is now complete. Please check whether port 143 and 993 are enabled.¶

OTOBO OAuth2 Configuration¶

Please switch to the OTOBO Admin Interface -> System Configuration now and enable the profile / option OAuth2::MailAccount::Profiles###Custom1.

In the next step, add the ApplicationID/ClientID and the Client secret (You need the value, not the secret id):

In the option OAuth2::MailAccount::Providers###MicrosoftAzure, please adjust the provider. For AuthURL and TokenURL, the path „common“ must be replaced by the TenantID.

Now the desired profile can be selected under Admin -> PostMaster Mail Account.

When you save your settings, you will be redirected to the Active Directory login. If everything works as it is supposed to, you are redirected to the mail account overview after logging in and there is the corresponding mailbox. Of course, it says IMAPOAuth2 and not IMAPS.

Bemerkung

it is important that you log in with the account that owns the mailbox. Otherwise errors can occur. Sometimes it is helpful to use a private tab for this.

You can check on the console if fetching mails from the newly created account is successful:

otobo> bin/otobo.Console.pl Maint::PostMaster::MailAccountFetch

Or for a Docker installation:

docker_admin> docker exec -t -u otobo otobo_web_1 bin/otobo.Console.pl Maint::PostMaster::MailAccountFetch

Bemerkung

Add --debug for more verbosity